Úspěch v podnikání dávno nespočívá jen v tvrdé práci – ale i v tom, jak efektivně využíváte moderní nástroje. Pomohou vám třeba s rutinní administrativou, jako je účetnictví, a uvolní čas na strategickou část práce. Kdy nastává chvíle, kdy se bez účetního softwaru neobejdete? A jak ho vybrat, aby vám skutečně ulehčil život?
Kdy se bez účetního softwaru neobejdete
Spousta podnikatelů začíná s jednoduchým řešením účetnictví – tabulkou v Excelu nebo papírovými doklady. Do určité chvíle to funguje. Jakmile ale administrativa začne brzdit samotné podnikání, je čas na změnu. Typickými signály jsou situace, kdy:
- vystavujete desítky faktur týdně a ztrácíte přehled o tom, které už jsou zaplacené,
- splatnosti hlídáte ručně nebo je máte jen v hlavě,
- nemáte jasno v tom, jak na tom je vaše cashflow,
- před podáním daňového přiznání složitě dohledáváte doklady na poslední chvíli.
Zapojení fakturačního programu vám v tu chvíli ušetří čas, sníží chybovost a dá větší klid. Výhodou je i jednodušší spolupráce s externí účetní – předáte jí přihlašovací údaje do systému a ona se pak k dokladům dostane kdykoliv, odpadá tím zdlouhavé posílání faktur e-mailem.
Co promyslet, než účetní software vyberete
Účetní software nevybíráte na pár měsíců, ale klidně na několik let. Zkuste si nejprve odpovědět na otázky:
- Jak velká je moje firma a očekávám v příštích letech růst?
- Stačí mi daňová evidence, nebo budu potřebovat účetnictví?
- Budu se systémem pracovat jen já, nebo i účetní?
- Jsem plátcem DPH?
- Kolik dokladů měsíčně zpracovávám?
Nemusíte plánovat do detailu, ale výhled na dva až tři roky vám pomůže vybrat systém, který vás nebude brzdit, pokud se vám podnikání víc rozjede.
Jaké funkce skutečně potřebujete
Častou chybou při výběru účetního softwaru je honba za co největším množstvím funkcí. Výsledkem pak bývá složitý systém, ve kterém se vám těžko orientuje. Menším podnikatelům přitom bohatě stačí i menší software, který zvládne:
- přehlednou fakturaci,
- evidenci příjmů a výdajů,
- automatické párování plateb s bankou,
- hlídání splatností,
- správu dokladů a exporty pro účetní.
Další funkce jsou spíš bonus. Pokud ale máte speciální požadavky, bez kterých se neobejdete, definujte je a vybírejte program podle nich.
Ověřte si také, že je účetní systém přehledný a uživatelsky přívětivý. Mezi nejpoužívanější online fakturační nástroje v Česku patří iDoklad, který využívají statisíce podnikatelů. Díky intuitivnímu rozhraní v něm podnikatel zvládne 80 až 90 % účetní práce sám, bez neustálého volání účetní.
Propojení a automatizace šetří nejvíc času
Velkou výhodou moderních účetních softwarů je možnost propojení s dalšími nástroji. Díky tomu se řada rutinních úkonů odehraje automaticky. Například iDoklad umožňuje:
- propojení s bankou, takže se platby samy párují s fakturami,
- exportování dat pro účetní,
- propojení s dalšími systémy přes API, takže si software napojíte na další firemní nástroje, které používáte.
Při výběru softwaru sledujte kromě funkcí také cenu – zajímejte se, zda v ní jsou zahrnuty legislativní aktualizace či zákaznická podpora.
Vždy si software předem vyzkoušejte
Jakmile si vytipujete několik vhodných řešení, přichází rozhodující fáze – testování. Tak si ověříte, jestli vám program opravdu sedí.
Řada online nástrojů dnes nabízí možnost zkušebního období zdarma. Mezi ně patří také iDoklad – verzi na vyzkoušení vám zpřístupní zdarma na dva měsíce. Zřídíte si bezplatný účet tady: https://www.idoklad.cz/ a vyzkoušíte, kolik starostí a času vám iDoklad ušetří. A když se vám software osvědčí, můžete s ním pokračovat dál – dokud máte do pěti klientů, i nadále to bude zdarma.
Zdroj obrázku: Prostock-studio / stock.adobe.com
